Datenschutzrichtlinie für die echtstart Mobile App

Die echtstart Mobile App („wir“, „uns“, „unser“) wird ausschließlich in Unternehmensumgebungen eingesetzt. Die App bildet zwei wichtige Prozesse in der Baumaschinenbranche ab:

  1. Den mobilen Service-Auftrag und die Mietabwicklung (Mietgeräte-Ausgabe und -Rücknahme).
  2. Beim mobilen Service-Auftrag wird das Servicepersonal dabei unterstützt – insbesondere bei der Reparatur von technischen Geräten wie z.B. Baumaschinen – die geleisteten Stunden sowie verbaute Ersatzteile mobil zu erfassen. Dabei kann per Fotos (auch mit Bearbeitungsfunktion), Checklisten und Schadensmeldungen eine genaue digitale Dokumentation des Gerätezustandes erstellt werden. Die Definition von Pflichtfeldern (z.B. für die Aufnahme von Betriebsstunden) sichert die strukturierte und konsequente Datenerfassung vor Ort. Der Servicebericht kann auf dem Endgerät unterschrieben und danach an vorgegebene Mailadressen versendet werden.

Serviceaufträge werden digital durch den Außendienst des jeweiligen Maschinenanbieters abgearbeitet. Eine Verknüpfung erfolgt in der Regel zum jeweiligen ERP-Systems des Maschinenanbieters. Zur Durchführung von Serviceaufträgen werden in der App neben Maschinendaten auch personenbezogene Daten von Mitarbeitern des Anbieters und auch von Mietern verarbeitet.

Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, welche Rechte die betroffenen Personen haben und welche Maßnahmen wir zum Schutz dieser Daten ergreifen.

Die App wird zur Verfügung gestellt durch

echtstart GmbH
Gewerbering 1
49393 Lohne
Bei Fragen oder Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

Betrieben wird die App durch den jeweiligen Maschinenanbieter, der für die Verarbeitung der Beschäftigtendaten und Kundendaten die sogenannte Verantwortliche Stelle darstellt. Die echtstart GmbH stellt als sogenannter Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO den Service zur Verfügung. Um ihre Betroffenenrechte wahrnehmen zu können, müssen Mitarbeitende und Kunden/Entleiher sich an den jeweiligen Maschinenanbieter als Verantwortliche Stelle wenden, die echtstart GmbH unterstützt als Auftragsverarbeiter den Auftraggeber im Rahmen der Auftragsverarbeitung bei der Wahrnehmung von Betroffenenrechten.

 

1. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung

Die App wird ausschließlich von Unternehmen genutzt, die den Zugriff und die Nutzung durch ihre Mitarbeitenden steuern. Privatpersonen sind von der Nutzung ausgeschlossen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Mitarbeitenden ausschließlich im Rahmen der unternehmensinternen Nutzung:

  • Bereitstellung und Verwaltung der App für den unternehmensinternen Einsatz.
  • Nachverfolgung von Statusänderungen und Zuordnung zu spezifischen Aufträgen.
  • Sicherstellung der technischen Funktionalität und Sicherheit der App.

 

2. Daten, die verarbeitet werden:

Persönliche Informationen von Mitarbeitenden, die personenbezogenen Daten werden von dem jeweils betreibenden Maschinenanbieter eingepflegt:

  • Personalnummer
  • Vorname und Nachname
  • Telefon und E-Mail-Adresse innerhalb des Unternehmens

Die App speichert folgende technische Informationen des verwendeten Mobilgeräts zur Sicherstellung der Funktionalität. Ein Logging des Nutzerverhaltens oder der App-Nutzung findet nicht statt. Folgende Daten werden dem jeweiligen Gerät automatisch ausgelesen und an die App übermittelt:

  • IP-Adresse
  • Betriebssystem
  • Gerätemodell

Die echtstart App erfasst Geo-Koordinaten, aber nur, wenn eine Statusänderung eines Auftrags erfolgt. Diese Daten werden ausschließlich zur Verarbeitung der Auftragsänderung genutzt und nicht für andere Zwecke gespeichert oder analysiert. Die Daten werden dem jeweiligen Gerät automatisch ausgelesen und an die App übermittelt.

Stammdaten von in der App eingepflegten Kunden (Entleiher)

  • Name, Adresse, Kontaktdaten. Die personenbezogenen Daten werden von dem jeweils betreibenden Maschinenanbieter eingepflegt.

3. Datenweitergabe

Wenn die echtstart GmbH einen Dienstleister im Sinn einer Auftragsverarbeitung einsetzen, bleibt sie dennoch für den Schutz Ihrer Daten im Rahmen unserer Verantwortung verantwortlich. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich dazu verpflichtet, personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten. Die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter erhalten Daten nur, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Diese sind z.B. IT- Dienstleister, die wir für Betrieb und Sicherheit unseres IT-Systems sowie für die Durchführung unserer Geschäftsprozesse benötigen.

Die echtstart Mobile App wird durch den jeweiligen Maschinenanbieter betrieben. Das Backend der App wird auf in der Enterprise Cloud der gridscale GmbH mit Serverstandort in Deutschland betrieben. Die App wird von der echtstart GmbH administriert und gewartet. gridscale hat keinerlei Zugriff auf die Unternehmens- und personenbezogenen Daten.

Sonst gibt die echtstart GmbH im Rahmen des Betreibens der App keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter, es sei denn eine Weitergabe ist gesetzlich vorgeschrieben.

Beim Betrieb, der Wartung und der Weiterentwicklung der App werden von echtstart GnbH keine Daten an ein Drittland übermittelt.

 

4. Auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre Daten

  • zur Erfüllung von (vor-)vertraglichen Pflichten gemäß Artikel 6 (1) b DSGVO. Diese Daten müssen Sie uns zur Verfügung stellen, sonst ist eine Zusammenarbeit nicht möglich.
  • zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art 6 (1) c DSGVO: z.B. aus dem Arbeitsrecht, Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung erforderlich. Diese Daten müssen Sie uns zur Verfügung stellen, sonst ist eine Zusammenarbeit nicht möglich.
  • zur Wahrung berechtigter Interessen (Art 6 (1) f DSGVO): Aufgrund einer Interessenabwägung kann eine Datenverarbeitung über die eigentliche Erfüllung des Vertrags hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten erfolgen. Eine Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt beispielsweise in folgenden Fällen:
    • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen
    • Daten, die wir von Ihnen im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung (z.B. in Kundengesprächen) erhalten haben
    • Entwicklung und Administration der App

 

5. Speicherfristen

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. In der App werden die Daten nach 300 Tagen automatisiert gelöscht. Auf Daten, die beim jeweiligen Maschinenanbieter z.B. in ERP-Systemen gespeichert sind, hat die echtstart GmbH keinen Einfluss.

6. Sicherheit der Daten

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören unter anderem Berechtigungskonzepte, verschlüsselte Übertragungen und sichere Serverstandorte. Die vollständigen TOMs können für den jeweiligen Betreiber der App/Maschinenanbieter im Backendbereich beim Auftragsverarbeitungsvertrag abgerufen werden.

 

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Betroffene Personen haben jederzeit gegenüber der Verantwortlichen Stelle das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten. Sie können Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, die Datenverarbeitung bis zur Wirkung Ihres Widerrufs bleibt rechtens. Sie können Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen zur Datenübertragung in elektronischer Form oder in Kopie erhalten.

Bitte beachten Sie, dass die echtstart GmbH zwar Anbieter der App ist, aber im Sinne der DSGVO als Auftragsverarbeiter fungiert und Nutzer der App in der Regel erstmal an den jeweiligen Betreiber (Maschinenanbieter) als verantwortliche Stelle verweist.

Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten aus berechtigtem Interesse, so können Sie gegen diese Datenverarbeitung jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten dann Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Dies würde auch für ein eventuelles Profiling gelten. Wir führen kein automatisiertes Profiling durch.

Beschwerderecht:

Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen aufklären zu können. Bitte kontaktieren Sie uns entweder postalisch (Adresse siehe oben) per E-Mail: privacy@echtstart.de. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern. Zudem steht Ihnen die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes Niedersachsen als Ansprechpartner zur Verfügung.